Para empresas de alojamento local em Portugal
Inteligência artificial para alojamento local, ligada às ferramentas que já usa.
Damos à sua equipa um só sítio, o Claude, de onde consulta todas as outras ferramentas: o PMS, o PriceLabs, a faturação, o email e as folhas. Pergunta, vê e reorganiza o trabalho à maneira dela, muito mais depressa. Não é mais um sistema.
Começamos por três tarefas. Primeiro resultado em cerca de três semanas, medido em tempo.
Se uma tarefa não ficar bem resolvida com as suas ferramentas, dizemos-lho na proposta e não a cobramos.
Gerimos a Monte Rentals no Algarve: cerca de 30 casas, desde 2023.
Sócios da ALEP
- 10:00 · agente chegadas · plano do dia enviado à equipa
- pergunta · semana da Casa da Falésia · resposta de 4 ferramentas
- faturas · 6 lidas e classificadas · 1 para rever
- 18:00 · agente limpezas · plano de amanhã enviado a 3 pessoas
Exemplo ilustrativo de um dia
Ligamos a IA às ferramentas que já tem, entre outras:
- Hostaway
- Hostkit
- Guesty
- Hospitable
- Smoobu
- Avantio
- Lodgify
- PriceLabs
- InvoiceXpress
- Moloni
- Google Workspace
Um só sítio
Uma conversa.
Todas as suas ferramentas atrás dela.
O Claude é o assistente de IA. Nós ligamo-lo ao que a sua empresa já usa. A equipa pergunta numa conversa, vê a resposta de todas as ferramentas e pede o trabalho organizado como quer.
Como está a semana da Casa da Falésia?
PMSPriceLabsFaturaçãoEmail
Juntei o que há nas quatro ferramentas:
- Reservas: duas entradas, quinta e domingo
- Limpeza: quinta às 11:00, com a Rosa
- Preço: sábado ainda está livre
- Avarias: uma aberta, o estore do quarto
E as limpezas de amanhã?
6 saídas e 4 entradas. A Casa do Pinheiro passou a entrada para as 13:00. Já está no painel da equipa.
- Casa do Pinheiroentrada mudouSaída10:00Entrada
16:0013:00MartaPor limpar - Casa da FalésiaSaída11:00Entrada17:00RosaEm curso
- Marina 2BSaída10:00Entradasem entradaCéliaPronta
- Vivenda AlfarrobaSaída11:00Entrada16:00MartaPor limpar
- Casa do PoçoSaída10:30Entrada15:00RosaPor limpar
- T2 da OuraSaída11:00Entradasem entradaCéliaPor limpar
Exemplo ilustrativo. Os nomes das casas e os números são inventados. As ferramentas mudam de empresa para empresa.
01Antes e depois
Quatro ferramentas abertas, ou uma conversa.
Não muda de PMS nem de faturação. Muda o sítio onde a equipa trabalha: em vez de saltar de ferramenta em ferramenta, pergunta e pede num só lugar.
Hoje:
Abrir o PMS, o PriceLabs, a faturação e o email para responder a uma pergunta.Com o Claude ligado: Uma pergunta. A resposta junta o que há em todas.
Hoje:
Fazer o plano de limpezas à noite, a olhar para o PMS.Com o Claude ligado: O plano sai do PMS e refaz-se quando uma reserva muda.
Hoje:
Distribuir os check-ins de amanhã por mensagens.Com o Claude ligado: Todas as manhãs a equipa recebe o plano do dia.
Hoje:
Passar à mão as faturas de fornecedores que chegam em papel.Com o Claude ligado: Fotografa ou reencaminha. A fatura fica lida e na casa certa.
Hoje:
Trabalhar como cada ferramenta obriga.Com o Claude ligado: Organizar o trabalho como a sua equipa quer trabalhar.
Medimos o tempo de cada tarefa antes de começar e 30 dias depois. É esse número que lhe mostramos.
02Quem manda
A IA trabalha nas suas ferramentas. As decisões continuam a ser suas.
Entramos, implementamos e saímos. O que fica montado é da sua empresa.
- 01
Tudo fica em seu nome
A conta do Claude, as ferramentas e os dados são da sua empresa. Não lhe vendemos mais um sistema para pagar para sempre.
- 02
Nada sai sem a sua confirmação
Cada tarefa é configurada para pedir o seu ok antes de emitir, enviar ou apagar. Dinheiro e hóspedes passam sempre por si.
- 03
Os dados dos hóspedes ficam protegidos
Os dados ficam na sua conta e nas suas ferramentas. Assinamos um acordo de tratamento de dados, como pede o RGPD.
03Casos práticos
Quatro razões para ficar até tarde.
Quem trata das operações conhece-as de cor. Cada caso começa na frase de quem fica e mostra como fica o trabalho depois.
Limpezas
- 6 saídas · 4 entradas lidas no PMS
- 1 entrada antecipada · plano refeito
- 3 pessoas receberam a sua parte
«Fico até tarde a fazer o plano de limpezas de amanhã.»
Como fica o diaO plano sai do PMS, refaz-se quando uma reserva muda e cada pessoa recebe a sua parte.
PMS + painel ou Google SheetsVer como ficaCheck-ins
- 4 chegadas lidas no PMS
- horas previstas e quem recebe quem
- 2 chegadas sem hora · assinaladas
«Fico até tarde a reorganizar os check-ins da equipa para o dia seguinte.»
Como fica o diaAs chegadas, quem recebe quem e a que horas. O que falta saber vem assinalado.
PMS + email da equipaVer como ficaFaturas recebidas
- lidas · fornecedor, valor e data
- 5 classificadas por casa e tipo de custo
- 1 posta de lado para rever
«Fico até tarde a passar faturas e a classificar as que chegaram em papel.»
Como fica o diaFotografa ou reencaminha. A fatura fica lida, classificada e na casa certa.
Email + pasta + folha de custosVer como ficaUm só sítio
- PMS · reservas e limpezas
- PriceLabs · preço e noites livres
- email e tarefas · avarias abertas
«Fico até tarde a juntar informação que está espalhada por quatro ferramentas.»
Como fica o diaUma pergunta numa conversa. A resposta junta o que há em todas as ferramentas.
PMS + PriceLabs + faturação + emailVer como fica
Os números e os nomes das casas nas linhas de registo são exemplos.
04Agentes à medida
PMA. Property Management Agêntico.
Gestão de alojamento com agentes.
Um agente é uma rotina feita à medida da sua empresa, que corre sozinha a uma hora certa ou quando algo acontece. Começa pelas três tarefas. Depois, a equipa vai criando os seus.
Chegadas do diaativo
- Quando
- Todos os dias às 10:00
- Lê
- PMS: chegadas, horas previstas, o que falta saber
- Envia
- Email à equipa com o plano do dia
Limpezas de amanhãativo
- Quando
- Todos os dias às 18:00
- Lê
- PMS: saídas, entradas, entradas antecipadas, noites a mais
- Envia
- A cada pessoa da limpeza, a sua parte
Faturas recebidasativo
- Quando
- Quando chega uma fatura por email
- Lê
- A fatura: fornecedor, casa, tipo de custo
- Envia
- O custo na casa certa. As dúvidas, à equipa
Os agentes preparam e avisam. O que envolve dinheiro ou hóspedes passa sempre pela equipa.
Exemplos ilustrativos de agentes. Os seus são desenhados consigo.
05Como trabalhamos
Detetamos o problema. Acordamos o resultado. Construímos a ferramenta. A sua vida fica mais fácil.
Quatro tempos, sempre pela mesma ordem. Nada se constrói antes de o resultado estar combinado consigo.
- Conversa de 30 minutos e meio dia na sua empresa
Detetamos o problema
Diz-nos que ferramentas usa e o que o faz ficar até tarde. Depois vemos a equipa a trabalhar, escolhemos consigo as três tarefas que mais tempo roubam e cronometramos cada uma.
- Poucos dias depois
Acordamos o resultado
Para cada tarefa, uma proposta com o resultado esperado, o prazo e o que basta: só formação, uma ligação ou um pequeno painel. O que não der para resolver bem fica dito aqui.
- 1 a 3 semanas
Construímos a ferramenta
Ligamos o Claude às suas ferramentas, testamos com os seus dados e formamos a equipa no caso real.
- 30 dias depois, e daí em diante
A sua vida fica mais fácil
Voltamos a cronometrar as mesmas tarefas. A equipa começa a pedir os seus próprios agentes. Se quiser, ficamos a cuidar das ligações.
Da primeira conversa ao primeiro resultado: cerca de três semanas.
Menos noites a fechar o dia.Mais tempo para a casa e para quem chega.
Costa do Algarve, onde gerimos casas desde 2023.
06Quem somos
Gerimos casas como a sua.
Somos o Jesús e o Bruno. Gerimos a Monte Rentals, cerca de 30 casas no Algarve, desde 2023.
Durante muito tempo procurámos o sistema perfeito. Não existe. Um dia deixámos de procurar e ligámos a IA às ferramentas que já tínhamos. Hoje é assim que respondemos aos hóspedes, preparamos os relatórios dos proprietários, revemos os preços e organizamos as limpezas.
No congresso do alojamento local ouvimos o mesmo de muitos colegas. Um PMS diferente em cada empresa, três ou quatro ferramentas à volta e horas a copiar dados de umas para as outras. Quase ninguém usava a IA para mais do que escrever uma mensagem.
Queremos um setor mais profissional, com melhor serviço para o hóspede e para o proprietário. Por isso levamos às outras empresas o que montámos na nossa.
Jesús e Bruno
Fundadores da AL Ligado, gestores da Monte Rentals
- Cerca de 30casas geridas pela Monte Rentals no Algarve
- Desde 2023a gerir alojamento local todos os dias
- Sócios da ALEP, a Associação do Alojamento Local em Portugal
Tenho de mudar de PMS ou de faturação?
Não. Trabalhamos com as ferramentas que já usa. O nosso trabalho é ligá-las à IA e ensinar a equipa a tirar partido disso.
A minha equipa precisa de saber programar?
Não. A equipa escreve o que precisa, em português, e revê o resultado. A formação é feita com os vossos dados e as vossas tarefas, não com exemplos de manual.
Que ferramentas conseguem ligar?
Os PMS mais usados em Portugal (Hostaway, Hostkit, Guesty, Hospitable, Smoobu, Avantio, Lodgify), o PriceLabs, a faturação (InvoiceXpress, Moloni) e o Google Workspace. Se uma ferramenta não permitir a ligação, dizemos-lho no diagnóstico.
Já uso o Hostkit para o SIBA e a taxa turística. Mexem nisso?
Não. O que as suas ferramentas já fazem bem fica como está. Nós ligamos o que está à volta: o trabalho que hoje obriga a abrir várias ferramentas e a copiar de umas para as outras.
O que é um agente?
É uma rotina feita à medida que corre sozinha, a uma hora certa ou quando algo acontece. Por exemplo: todos os dias às 10:00 verifica as chegadas e envia o plano do dia à equipa. Os agentes preparam e avisam. O que envolve dinheiro ou hóspedes passa sempre pela equipa.
O que é o Claude?
É um assistente de inteligência artificial, feito pela Anthropic. A conta fica em nome da sua empresa. Nós configuramos as ligações às suas ferramentas e ensinamos a equipa a usá-lo.
E os dados dos hóspedes?
Ficam na conta da sua empresa e nas suas ferramentas. Assinamos um acordo de tratamento de dados e cada tarefa pede a sua confirmação antes de enviar ou apagar seja o que for.
Como é feita a proposta?
Depois do diagnóstico recebe uma proposta fechada, tarefa a tarefa, com o resultado esperado e o prazo. Se uma tarefa não puder ficar bem resolvida com as suas ferramentas, dizemos-lho aí e não a cobramos.
Quanto tempo demora?
Cerca de três semanas da primeira conversa ao primeiro resultado. Depende das ferramentas e das tarefas escolhidas.
O que acontece depois de saírem?
A equipa continua a trabalhar sozinha. Se quiser, ficamos a cuidar das ligações e ajustamo-las quando as ferramentas mudam. Quando surgir uma nova tarefa, voltamos à proposta.
Fazem outras coisas além destes quatro casos?
Sim. Respostas a hóspedes, relatórios de proprietários, emails de boas-vindas e um portal do hóspede são peças que já usamos na Monte Rentals. Também damos formação a associações e grupos de gestores.
08Conversa
Que tarefa quer deixar de fazer à noite?
Escreva-a aqui ao lado. Em 30 minutos mostramos-lhe como ficaria feita com as ferramentas que já usa. Se não der para a resolver bem, dizemos-lho com franqueza.
- Fala com o Jesús ou com o Bruno, que gerem casas todos os dias.
- Por videochamada ou telefone, quando lhe der jeito.
- Sem compromisso. Sai com as três tarefas por onde começar.
- 01Envia o pedido
- 02Respondemos em 1 dia útil
- 03Conversa de 30 minutos