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Casos práticosFaturas recebidas

«Fico até tarde a passar faturas e a classificar as que chegaram em papel.»

Como fica o diaFaturas de fornecedores lidas, classificadas e na casa certa.

O problema

As faturas dos fornecedores chegam de todas as maneiras: por email, em papel dentro de uma casa, numa foto da pessoa da manutenção. Ao fim do dia junto-as, vejo de que casa é cada uma e que tipo de custo é, e passo tudo à mão.

Se me engano na casa, o custo vai parar ao proprietário errado e só se descobre no fim do mês. As que não percebo ficam num monte à espera.

O resultado acordado

Combinamos consigo o que conta como resolvido. Por exemplo: cada fatura de fornecedor fica classificada por casa e tipo de custo no dia em que chega, e só as duvidosas passam pela equipa. Antes de começar, cronometramos quanto tempo a tarefa lhe leva hoje.

A ferramenta

As faturas de fornecedores, fotografadas ou reencaminhadas por email, são lidas e classificadas: fornecedor, casa e tipo de custo. Ficam onde pertencem. As duvidosas ficam de lado.

Corre sozinho

  • faturas · 6 recebidas hoje
  • lidas · fornecedor, valor e data
  • 5 classificadas por casa e tipo de custo
  • 1 posta de lado para rever

O que chega à equipa

  • Fatura do canalizador: a morada não diz se é a Casa do Poço ou a Casa do Pinheiro. Qual é?

Exemplo ilustrativo. Os nomes das casas e os números são inventados.

  1. A fatura entra como chegar

    Uma foto tirada no telemóvel ou o email do fornecedor reencaminhado. Não há formulários para preencher.

  2. É lida

    Fornecedor, data, valor e o que foi feito ou comprado.

  3. É classificada

    A casa a que diz respeito e o tipo de custo, com as categorias que a sua empresa já usa.

  4. Fica onde pertence

    O documento na pasta da casa e a linha na sua folha de custos, pronta para o fecho com o proprietário.

  5. As duvidosas ficam de lado

    Sem casa clara, ilegíveis ou com um valor fora do habitual, com o motivo escrito.

Pode tornar-se um agente

Quando chega uma fatura por email, um agente lê-a, classifica-a e avisa a equipa se tiver dúvidas.

O que ligamos

  • Email e telemóvel da equipa
  • Google Drive ou a pasta que já usa
  • A folha de custos ou a ferramenta onde os regista
  • Claude ou ChatGPT, na conta da sua empresa

Como fica o dia

  • Cada custo fica na casa e no proprietário certos, no dia em que chega.
  • O monte de papel deixa de crescer até ao fim do mês.
  • A equipa vê só as faturas que precisam de uma decisão.

Onde a equipa decide

As faturas duvidosas e qualquer custo a passar a um proprietário esperam pelo seu ok. A contabilidade continua com o seu contabilista.

Também fica até tarde por causa disto?

Em 30 minutos mostramos-lhe como ficaria com as ferramentas que já usa. Se não der para o resolver bem, dizemos-lho.

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